Stephanie Winston: Organized for Success

Kažkodėl vasara yra toks metų laikas, kai labai lengva pamiršti pildyti savo internetinį dienoraštį: nors knygų perskaitau tikrai ne mažiau nei žiemą, kažkaip nekyla ranka jas aprašinėti, nors kai kurios to tikrai vertos.

Imdamas į rankas Stephanie Winston knygą „Organized for Success“ tikėjausi nedaug, kadangi autorė man nebuvo žinoma, o knygų apie laiko planavimą ir „getting things done“ esu perskaitęs ne tiek jau mažai, tad nustebinti mane šioje srityje sunkoka. O visgi buvau nustebintas. Knygoje nagrinėjami aukščiausių kompanijų vadovų laiko planavimo įpročiai, bei bandoma atskleisti, kuo jų darbų organizavimo principai skiriasi nuo kitų mirtingųjų. Man labai patiko aiškus ir paprastas knygos stilius, apsiribojantis tik faktais ir autorės stebėjimų rezultatais, nesistengiama privesti prie kitose panašiose knygose labai dažnai sutinkamų patarimų kaip tobulinti savo asmenybę „kad mąstytum kaip direktorius“ ar nelabai kam tikusių metaforų, kuriomis būtų įmantriais būdais bandoma paaiškinti labai paprastą idėją (tokio pobūdžio knygelėse labai dažnai vietoj to, kad būtų sakoma „deleguok darbus kitiems ir išmok sakyti ne“, rašoma „veik gudriai kaip lapė ir atstatyk spyglius kaip ežiukas“).

Tad kokiais darbo organizavimo principais vadovaujasi aukščiausi kompanijų vadovai? Autorė pateikia šiuos:

• Neleisti kauptis popieriams ar elektroninio pašto žinutėms. Kai tik jie patenka ant darbo stalo, juos reikia atsakyti, išmesti, perduoti kam nors kitam arba išsisaugoti, jeigu manai, jog jų prireiks ateityje.
• Kuo greičiau padaryti sprendimą, nesvarbu, kad jis gal būt bus neteisingas, ir jį reikės keisti ateityje. Nereikia leisti kokiai nors ataskaitai mėtytis ant stalo keletą mėnesių, nes vis nežinai ką su ja daryti: geriau jau iš karto nuspręsti, jog ji neverta tavo dėmesio.
• Labai svarbu yra nepamiršti tau pavestų darbų (follow-up). Jeigu susirinkime paminėjai, jog gali paieškoti vienos ar kitos informacijos, tai jokiu būdu nepamiršk šio pažado, o jeigu tos informacijos nesiseka tau rasti, pranešk apie tai. Svarbiausia, jog neužmestum tau pavestų reikalų.
• Niekada nenaudok elektroninio pašto, kai gali paskambinti telefonu. Telefonu žymiai lengviau ką nors išsiaiškinti ir kyla mažiau nesusipratimų, o be to penkių minučių pokalbis užtruks trumpiau nei penkių paragrafų parašymas elektroniniu paštu.
• Perskambink visiems, kurie tau skambina. Dažnai būsi užsiėmęs, tad negalėsi pakelti telefono, bet būtinai perskambink visiems, kurie tau skambina, geriausiai tuoj pat, kai tik atsilaisvinsi.
• Neįmanoma tobulai suplanuoti savo dienos, o paskui to plano laikytis: dienos bėgyje iškils įvairiausių naujų klausimų, kuriuos reikės spręsti ir atsiras naujų užduočių. Nesistenk įsikibęs laikytis savo dienotvarkės, būk lankstus.
• Bent valandą per dieną praleisk atsiribojęs nuo pasaulio — būtina turėti šiek tiek ramaus laiko, kada galima susikoncentruoti tikrai žinant, jog niekas tau nesutrukdys.
• Nesistenk planuoti kada nuveiksi nedidelius darbus (kaip kad elektroninio pašto pasitikrinimas ar kelių puslapių ataskaitos peržiūrėjimas): juos galima sukaišioti į laisvo laiko tarpelius, kurie atsiranda dienos eigoje be jokio didelio planavimo.
• Stenkis prisiimti tik tuos darbus, kurie tau patinka: visą kitą galima arba deleguoti, arba bent jau dar kartą savęs paklausti ar iš tiesų tas darbas toks reikalingas — gal tos ataskaitos, kurią tenka ruošti kiekvieną penktadienį, niekas neskaito?